Осигурявате ли ефективна обратна връзка на екипа си? Ако го правите, обръщате ли внимание по какъв начин давате отзивите си? Ето нашите препоръки как да давате продуктивна обратна връзка на своя екип, така че да му помогнете да бъде по-ефективен. Но да започнем от малко по-далеч.
От управление на индивидуалното към управление на екипното представяне
Напоследък най-успешно развиващите се компании като Google и Deloitte са променили своите системи за управление на ефективността. Тези системи са фокусирани по-скоро върху оценката на бъдещото представяне на служителите си отколкото върху техните минали постижения, а традиционната годишна оценка вече бива отхвърлена от не малко организации.
Въпреки че има различни мнения по въпроса за тези промени в управлението на ефективността, съществува тенденция в определянето на това как най-ефективно да се оценява работата в екип. Неслучайно управлението на екипното представяне се превърна в мениджърски инструмент от първостепенна важност за професионалисти, работещи в и с екипи. Управлението на екипното представяне е набор от взаимодействия на лидера на индивидуално, екипно и организационно ниво, така че да се подобри начинът, по който членовете на даден екип работят заедно за постигане на взаимно договорена цел.
Екипното представяне е пряко свързано с ефективността на екипа. Ето защо, съвместната работа на лидера с хората му при управлението на екипните резултати трябва да се комбинират с действия, свързани с повишаване на ефективността на екипите.
Управлявайте екипното представяне на индивидуално равнище
Съществува дискусия по отношение на това дали премахването на индивидуалните оценки на представянето е полезно или вредно за организациите, тъй като един от въпросите, който възниква е дали трябва да се оценява индивидуалното представяне на служителите, когато по-голямата част от извършената работата, се осъществява чрез екипни усилия. До този момент проучванията по темата потвърждават, че изразяването на признание за добро лично представяне е важна движеща сила в човешкото поведение и има значителен ефект върху екипното представяне. Освен това начинът, по който една организация „говори“ на служителите си и начинът, по който самите те общуват помежду си също влияе върху отношението на служителите към компанията и върху тяхното цялостно представяне.
Признавайте личните постижения на хората си
Изразяването на признание за индивидуалните постижения на вашите служители играе ключова роля, тъй като оказва влияние върху представянето на екипа. В този ред на мисли е препоръчително, когато организациите оценяват своите екипи, да вземат предвид и индивидуалното представяне на техните членове.
Не лишавайте от признание и онези хора от екипа, които са в състояние да повишат ефективността му
В рамките на свое изследване професор Нинг Лий и неговите колеги провели допълнително проучване, за да докажат, че личното представяне в екипите има значение, защото в крайна сметка всеки екип се състои от отделни членове, които допринасят за успеха му. В това проучване се показва как един „изключителен“ член на екипа, наречен extra miler, е бил способен да повлияе на ефективността на екипа извън приноса на останалите му членове. Този човек играел важна роля и в реализирането на различни екипни процеси. Ето защо е важно организациите да могат да разпознават именно тези служители, така че да могат по-успешно да разгърнат потенциала им, а от там и потенциала на целия екип.
Давайте положителна обратна връзка
Бъдете сигурни, че позитивната обратна връзка може да окаже благотворно влияние върху работата на екипа ви. Високоефективните екипи споделят почти шест пъти повече положителни отзиви от екипите, които поддържат средно равнище на ефективност. За сравнение, ниско ефективните екипи споделят почти два пъти повече отрицателни отзиви (Losada & Heaphy, 2004).
Поставяйте акцент върху силните страни
Важно е да се фокусирате върху силните страни на членовете на екипа, за да създадете усещане за постижение в самия екип. Според изследване на Gallup 67% от служителите, чиито мениджъри са фокусирани върху техните силни страни, са показали силна ангажираност в работата си, в сравнение само с 31% от служителите, чиито мениджъри са били фокусирани върху техните ограничения.
Използвайте ефективни стилове на комуникация, когато давате обратна връзка
От ключово значение е да давате конструктивна обратна връзка на членовете на екипа си и да проявявате емпатия, когато дискутирате дадена слабост. Също толкова важно е да обърнете внимание на начина, по който поднасяте обратната си връзка. През 2008 година е проведен интересен експеримент с две групи хора, представляващи два отделни екипа (Goleman, Boyatzis, 2008). На членовете на първия екип била поднесена негативна обратна връзка, придружена с позитивна невербална комуникация като например усмихване. Представителите на втория екип получили положителна обратната връзка, но комуникационният подход бил негативен и поднасящият иначе позитивните отзиви бил намръщен и с присвити очи. Какво показали резултатите? Екипът, който получил положителна обратна връзка, придружена от негативни емоционални сигнали се чувствал по-зле от екипа, чийто обратна връзка била отрицателна, но поднесена позитивно. Ето защо не бива да подценявате начина, по който ще съобщите обратната си връзка на своите служители, тъй като много често представянето ѝ може да се окаже по-важно от нейното съдържание.
Уверете се, че мениджърите са обучени как да дават обратна връзка
Бъдете гарант за това, че ръководителите в компанията ви са способни и тренирани да осигуряват ефективна обратна връзка на екипите си, защото това е сред най-важните и ключови лидерски компетенции. Според любопитно изследване за оценка на мотивацията за работа, проведено сред 238 служители от 7 компании, усещането за прогрес е по-силен мотивиращ фактор от личното признание или дори от повишение в заплащането (Amabile, Kramer, 2011). Важно е мениджърите да предоставят конкретна обратна връзка на служителите си за това как с работата си помагат на екипа и организацията да се развиват.
Дайте възможност на служителите да си дават взаимна обратна връзка
Как организациите биха могли да гарантират, че членовете на екипите им си дават регулярна обратна връзка. Много просто - един от начините за организирането ѝ е чрез инструмента за 360-градусова обратна връзка, която събира информация от различни гледни точки - на изследваното лице и на други заинтересовани страни, запознати с поведението му в работна обстановка, като ръководители, подчинени, колеги, клиенти.
Ръководителите на свой ред трябва да преценят дали техните екипи са готови за 360-градусово проучване, защото отнема известно време членовете на всеки отделен екип да се запознаят със силните и слабите страни на колегите си.
В заключение е важно да не забравяме, че за високата ефективност на екипите в една организация е от значение служителите да получават признание за личния си принос към екипа, както и редовна обратна връзка на индивидуално и на екипно равнище. Положените усилия от страна на мениджърите в това отношение ще се възнаградят многократно под формата на подобрено представяне и по-висока ангажираност на служителите.
