Случвало ли ви се е да предложите страхотен проект за HR инициатива (обучение, програма или проучване), която цели повишаването на ангажираността или продуктивността на служителите, но да получите нееднозначен отказ от мениджмънта на компанията?
Ако отговорът ви е „ДА“, то имаме следното питане към вас:
Да си представим, че искате на проведете иновативно двудневно обучение на екип от 12 продавачи за продажба на нова услуга на компанията, която ще се предлага на пазара в продължение на 12 месеца. Вдъхновени от идеята си, вие решавате да я представите на висшия мениджмънт и в отговор на прекрасно изложените позитиви от едно такова обучение получавате следната реакция: „Продавачите ни са опитни и висококвалифицирани, познават практиките за предлагане на нови услуги. Тогава какво реално ще спечели компанията от това поредно обучение? Каква ще е възвръщаемостта на инвестицията?“.
Ако можете да отговорите на тези запитвания с конкретни данни, то тогава успехът ви е в кърпа вързан. Ако обаче срещате трудности с изчисленията и не знаете откъде да започнете, запазете спокойствие, имаме решение и за вас. Посветили сме ви Стъпка 5. Там ще научите и отговора на драматичния въпрос за възвращаемостта на инвестицията, свързан с примера ни за иновативното обучение за търговци.
Знайте обаче, че не сте сами. Често срещано явление е специалистите по човешки ресурси да срещат огромни трудности, за да получат финансиране за своите инициативи, чийто фокус са служителите, тяхното задържане, развитие и благосъстояние. Нещата стават още по-сложни, когато настъпи кризисна ситуация или неочаквана промяна и разходите за управление на човешките ресурси рязко биват съкратени и преместени в графата „неприоритетни“. Ето защо решихме да споделим опита си по темата, тъй като много наши клиенти срещат същия проблем, а той има много просто решение. И така, как можете да представите убедителна презентация пред висшето ръководство, за да защитите инвестицията във вашия HR проект?
Стъпка 1: Говорете на езика на мениджърите си
Представянето на убедителни аргументи на висшето ръководство, защо компанията се нуждае от вашия HR проект, не е толкова непосилна задача - просто го обяснете на техния език. Имайте предвид, че мениджърите ви биха искали да се уверят, че бъдещето на компанията е сигурно, а това значи намаляване на разходи, повишаване на ефективността и избягване на правни рискове. Те се стремят към по-голяма печалба и за да я постигнат, имат нужда от „правилните“ (ефективни, продуктивни и лоялни) служители, които ще се посветят на компанията в дългосрочен план.
Именно затова висшите мениджъри подкрепят и инвестират в инициативи, фокусирани върху човешките ресурси, едва когато могат да си ги представят като възможност за растеж или допълнителни дивиденти за компанията. Затова избягвайте използването на професионален HR жаргон. Той не винаги се разбира правилно от бизнес лидерите. Така например специалистите по човешки ресурси говорят за „хора“, а бизнес лидерите за „човешки капитал“. И твърде често човешкият капитал е най-скъпото перо в техния бюджет. Ето защо максималната възвръщаемост на инвестициите в тази област е от ключово значение. Обърнете й специално внимание. Постигането на бизнес целите, рентабилността на компанията, целите на инвеститорите са на първо място в съзнанието на ръководителите. Съобразете представянето на проекта си с това.
Стъпка 2: Докажете, че HR инициативата ви ще повлияе върху цялостното представяне на организацията
Това е висока топка, която ще трябва да отиграете умело, но именно това ще се хареса и ще съвпадне с логиката дори на най-пестеливия ръководител. Покажете на мениджмънта как проектът ви ще помогне за постигането на бизнес целите на организацията. Например, ако целта е да станете по-иновативни във вашия сектор, полагането на усилия в посока личностно развитие на служителите, ще подпомогне изграждането на онзи начин на мислене и поведение у тях, необходим за осъществяването на поставената цел.
Тук съветът ни е да бъдете кратки и ясни. За заетите бизнес лидери времето означава пари, тъй че не бъдете многословни в представянето на ползите от инициативата си. Проблемът, решението, няколко подкрепящи тезата ви статистики и това е всичко, от което на практика се нуждаете. В случай че мениджърите ви имат нужда от повече детайли, бъдете подготвени да им ги предоставите, но не ги затрупвайте с данни, а по-скоро им представете анализ. Дайте им информация как проектът ви ще им спечели или спести средства.
Стъпка 3: Пари, пари, пари
Всяко предложение за проект в областта на човешките ресурси има конкретно парично изражение. Инициативите в сферата на ЧР изискват време и ресурси, за да бъдат ефективни и да доведат до реална промяна. За съжаление хората, които държат портфейла на компанията, а именно главният изпълнителен директор, финансовият директор и други висши ръководители, са склонни да подценяват HR трансформациите. Ето защо един от най-добрите начини да демонстрирате стойността на вашата HR инициатива е да покажете ползите ѝ чрез възвръщаемост на инвестицията. Освен това не забравяйте да включите цифри за разходите по изпълнението на проекта, както и за загубите, които ще претърпи компанията, ако не го осъществи. Демонстрирането на реалната добавена стойност, която проектът ви носи, е от ключово значение за оправдаване на разходите по реализирането му.
Често срещана грешка, която специалистите в областта допускат, е да не отчетат времето, което служителите ще трябва да отделят за провеждането на инициативата. Не забравяйте да представите оценка на нужните времеви и човешки ресурси и се аргументирайте как и защо те представляват добра инвестиция.
Стъпка 4: Въоръжете се с цифри
Вашите проблеми трябва да се превърнат в аргументи, които да представите пред ръководството под формата на цифри. Предизвикателствата, пред които се изправяте, стават ваши опорни точки и цели. Задайте си следния въпрос: "Как проектът, който предлагам, би довел до подобрения в организацията?". И помнете, когато трябва да обосновете налагането на дадена промяна, то винаги посочвайте конкретни цифри.
Данните са ключов компонент от арсенала на специалистите по човешки ресурси. За да привлечете вниманието на мениджмънта и да ги насочите към важните за вас теми и проекти, подходете с креативност и представете идеите си от тяхна гледна точка.
Стъпка 5: Технологиите на помощ
Не всеки може и е длъжен да знае как се изчислява възвръщаемост на инвестиция или ползите, които би изгубила компанията за бездействието си в дадена ситуация. Ето защо екипът на LS-S Leadership Support разработи безплатното уеб приложение Business Case Calculator, с което лесно ще можете да изчислите рентабилността и възвръщаемостта на инвестицията на вашите инициативи в областта на човешките ресурси и организационното развитие.
С Business Case Calculator направихме изчисленията и за нашия бизнес казус с иновативното двудневно обучение. В 4 лесни стъпки, попълнихме нужната информация, а именно:
1. Описание на инициативата: име на проекта (Обучение за продажби), защо изпълнението му е важно за цялостната стратегия на компанията (за да се увеличи процента на продажбите), цел на инициативата (да подобри представянето на продавачите).
2. Обща информация: брой на участниците (12 човека), продължителност на обучението (2 дни), продължителност на ефекта (12 месеца), годишна заплата на 1 продавач (15 000 евро).
3. Очаквани ползи: вид на ползата (продажби на новата услуга), очакван брой продажби на новата услуга за тримесечие (600), единична стойност на продажбата (50 евро), оптимистичен, реалистичен и песимистичен резултат от реализирането на инициативата.
4. Инвестиционни стойности: инвестиция за обучение на човек на ден (100 евро), допълнителни разходи (500 евро).
Чрез инструмента успяхме да изчислим и графично да представим стойността на инвестицията (4700 евро), нейната възвръщаемост при песимистичен (10% = 6709 евро), оптимистичен (40% = 40 639 евро) и реалистичен (25% = 23 674 евро) сценарий за реализирането на продажбите след обучението, както и други ключови за мениджмънта показатели, като изгубените ползи (в размер на 23 674 евро), ако не осъществим въпросната инициатива.
С генерираните от Business Case Calculator статистики и информативни графики, можете лесно и умно да обосновете разходите за предлагания от вас проект.
