Когато водим разговор с цел обратна връзка, това може да включва не само способността да даваме, но и приемаме мнение. Не за всеки е лесно да участва в този процес.
И все пак да приемем и осмислим обратна връзка сякаш е по-голямо предизвикателство, отколкото да я дадем.
Тук предлагаме някои насоки, които могат да са от полза, когато говорим за това как компетентно да реагираме на обратна връзка в работен контекст.
Умението да слушаме
Когато получаваме обратна връзка, най-важното правило е да слушаме. Не нетърпеливо да обмисляме следващата си реплика. Чуждото критично мнение веднага ни провокира да търсим контрааргументи в своя защита. В този момент човек спира да слуша. Ето защо е добре съзнателно да се концентрираме върху това, което ни се казва.
Препоръка:
Преди обсъждането на обратната връзка се настройте да не реагирате веднага на чутото. Просто вземете под внимание какво иска да ви сподели човекът насреща, след което помислете как бихте използвали получената информация. Можете да говорите по темата отново в друг момент, ако смятате, че е важно.
Ако като мениджър получавате обратна връзка от вашите служители, би било добре да им кажете какво от казаното ще приложите и какво − не (без да се обосновавате!). По този начин показвате на служителите си, че тяхното мнение действително има значение.
Препоръка:
Периодично обобщавайте казаното от човека, който дава обратна връзка. От една страна, избягвате недоразуменията, от друга, придобивате известна дистанция и можете да се концентрирате по-добре върху това, което чувате.
Задавайте въпроси
Питайте, ако нещо не ви е ясно. Поискайте конкретни примери. Трябва да ви се изясни какво има предвид събеседникът ви. Не е нужно да се съгласявате с казаното. И вниманието тук не е върху това дали човекът отсреща е прав. Важното е след разговора да сте разбрали казаното по същество.
Не се оправдавайте
В много случаи обратната връзка ни подтиква да заемаме защитна позиция и да започнем да се оправдаваме. Това е нормално, но не е необходимо! Напротив: трябва да има начин да се даде обратна връзка, без това да предизвиква безкрайни дискусии.
Ако е важно за вас и човекът, който дава обратна връзка е съгласен, споделете и вие как възприемате въпросните ситуации. Но намерението тук е да се обменят мнения, а не да убедим другия в нещо. На този етап просто оставяте противоположните мнения и възприятия, каквито са. Върнете се вкъщи и помислете на спокойствие.
Ако не сте получавали често обратна връзка, възможно е всичко това да ви е изключително трудно. В този случай ви препоръчвам преди изобщо да получите обратна връзка, да се настроите така, че ще приемете информацията с благодарност, но няма да реагирате по същество. Това ще ви спести напреженията.
Вие решавате как да се отнесете към обратната връзка
Не винаги можете да контролирате кога да получите обратна връзка и от кого. Например, компания, в която работите, може да изисква от вас да участвате в дискусии за обратна връзка. Или колега изразява мнение за ваша презентация, без да го питате (което не е лошо!). Решението обаче какво да правите с обратната връзка, която получавате, в крайна сметка е ваше. Разсъжденията в тази връзка или промените в поведението не могат да бъдат принудителни.
Никога не можете да сте справедливи към всички. Както получателят, така и даващият обратна връзка трябва да е наясно с това. Обратната връзка отразява субективното възприятие на лицето, което я дава. Чрез нея имате възможност да видите себе си през очите на други хора. Има всевъзможни гледни точки и няма как да отговорите на очакванията на всички. Така че не е нужно да се чувствате зле, ако изобщо не сте съгласни с обратната връзка. Понякога обратната връзка има повече общо с лицето, което я дава, отколкото с онзи, към когото е адресирана.
Въпреки това, ако от самото начало сте наясно, че не бихте се вслушали в думите на отсрещния човек, би било по-добре изобщо да не започвате разговор. Това води единствено до разочарование и от двете страни и влошаване на отношенията. Ето защо обратната връзка, която се прави по задължение, в една компания например, е безсмислена.
Приемайте и положителните отзиви
Компетентната обратна връзка включва също, дори много често, положително мнение. Приемайте подобни отзиви със същото внимание, както и критичните, защото те са също толкова важни. Да разберете в какво сте добри е от съществено значение за това да откриете и развивате силните си страни. По този начин е по-вероятно да постигнете успех, отколкото като се опитвате да компенсирате слабостите си. Така че не настоявайте да ви се казва единствено какво може да подобрите! След като получите обратна връзка, не се фокусирайте само върху критиките, а осмислете и приемете с радост и положителните мнения!
Покажете благодарност
Обратната връзка ви дава информация, която можете да получите само от други хора, а именно как вашето поведение влияе на околните. Позволява ви да се развивате и да бъдете успешни, както в личния, така и в професионалния си живот.
За мениджърите на по-високи йерархични нива е особено трудно да получат обратна връзка. Така че благодарете на колегите си, че са споделили своята гледна точка. Това е и стимул за отсрещната страна да продължава да влага време и енергия, за да даде стойностна обратна връзка.
Помислете върху получената обратна връзка
За да използвате възможно най-добре обратната връзка, която получавате, е важно да я осмислите добре впоследствие. Спокойно помислете над казаното, какво означава то за вас и как искате да продължите.
Ако не знаете точно какво да предприемете, но продължавате да разсъждавате по въпроси в резултат от обратната връзка, потърсете допълнителна подкрепа от вашата лична или професионална среда.
Индивидуалната обратна връзка не трябва да се извършва анонимно, тъй като е лична и анонимността означава, че няма възможност за задаване на въпроси. Въпреки това, ако се налага да получавате анонимна обратна връзка във вашата компания, поискайте поне професионална подкрепа. Ако имате възможност да се обърнете към коуч например, той може систематично да съдейства в осмислянето на ситуацията ви и в предприемане на следващи действия. Така не сте сами с получената обратна връзка и можете да я използвате възможно най-добре за себе си и вашето по-нататъшно развитие.
За да откриете и развиете потенциала си, както и този на компанията като цяло, получаването на своевременна обратна връзка, е изключително ценен ресурс.
Запознайте се с дигиталния инструмент Company Specific 360° Feedback, и вижте как с негова помощ, можете да култивирате работна среда, в която обратната връзка се превръща в действително ценна основа за развитие.
