Независимо дали става въпрос за голяма организация с много локации или за малка компания, реакцията на ръководството по време на криза е от решаващо значение за това какво ще бъде развитието на бизнеса им.
Leadership Support реши да е в помощ на компаниите в България, като им предлага информация и съвети под формата на видеа, статии и доклади (за да получите своя доклад на тема „Влиянието на мерките срещу разпространението на COVID-19 върху компаниите в България и тяхната работна продуктивност“, моля попълнете анкетата ни тук). Как трябва да реагират лидерите при необичайни ситуации и непредвидима обстановка? Има ли една обща „рецепта“ или сценарий? Представяме ви първата ни статия от поредицата, посветена на това как се справят компаниите с това ново предизвикателство, посветена на реакцията на лидерите в една компания по време на криза.
Кризата с COVID-19 е различна от другите, които имахме преди. Всеки бизнес е засегнат по различен начин, но все пак има дадени най-добри практики, които ще помогнат на лидерите да поддържат екипния дух. Ефективността на компанията може да страда от грешки в комуникацията, които допускат много лидери.
В много компании съществува предварително изготвен план за реакция при кризисна ситуация, включващ и комуникационен план за служителите. Световната пандемия с COVID-19 обаче ни показа, че винаги има на какво ново да се учим в движение, а ситуацията може да се променя от ден за ден. Все пак има определени подходи, които насочват лидерите на екипи и мениджмънта на дадена организация за това как да отговорят на това предизвикателство, също и на бъдещите подобни, без да са точен сценарий или формула. Това ги прави по-гъвкави и приложими за различни бизнеси и видове организации.
И така, как и кога да отговорят лидерите след подобни големи промени за работата на организацията им? И най-вече – какво?
Стъпка 1:
Приемете, че компанията е изправена пред криза, точно както е всеки друг по света. Признайте го пред останалите служители и го заявете открито и спокойно. Бъдете подготвени за това, че стратегията ви за отговор на кризата ще е импровизирана и със сигурност ще има и несъвършенства.
Стъпка 2:
Създайте мрежа от екипи. Затварянето на дискусията за реакцията на компанията само в мениджърския кръг не е добра стратегия и лишава организацията от полезни идеи и от мнението на специалисти от различни области. Затова е добре да се създадат мултидисциплинарни екипи от експерти, всеки от тях специализиран в различна част от работния процес на компанията: финанси, доставки, производство, счетоводство, медицинско осигуряване, комуникации и други. Създайте организация, при която на определени периоди хората имат поле за дискутиране на своите идеи, въпроси или притеснения. Необходим е здравословен дебат сред тези екипи, за да се стигне и до ефективно справяне с кризата.
Стъпка 3:
Сега е необходимо да се модифицира традиционният процес по вземане на решения. Забравете за тромави йерархии и чакане на висшестоящите за отговор или решение. Това може да е пагубно за развитието на бизнеса във време, в което ситуацията и правилата се изменят ежедневно. Оставете вземането на решения в ръцете на най-подходящите за това хора, според спецификата на въпроса. В такива времена силният и спокоен дух и рационалното мислене са от най-голямо значение за това кой ще взима решенията в даден екип.
Стъпка 4:
Натискайте „пауза“. В момента сме заливани от информация: научни статии, статистики, интервюта с професори по медицина, нови наредби от министерствата, нови мерки, статии за това как се справят в различните държави, видеа… и това дори не включва потокът от съмнителни източници и недостоверни медии. Дори големите медийни агенции се затрудняват да спазват златното журналистическо правило да проверяват информацията си от поне три източника, преди да я публикуват. Самите правителства и управляващи променят становищата си понякога ден за ден. Ситуацията се управлява от несигурността и недостатъчността на сигурни факти за вируса. Затова е необходимо да давате „пауза“, да изчакате дадена важна новина или мярка да се обсъди и приеме, или да се потвърди, преди да предприемете вътрешни за компанията нови мерки. Внимавайте с ресурсите, от които черпите информация и избягвайте прибързани и пресилени реакции. Нека всяка комуникация, която е официално разпространявана по комуникационните канали, е спокойна, с рационално звучене и без излишна драматичност.
Стъпка 5:
Проявявайте емпатия. В момента здравето и доброто състояние на служителите са на първо място. Инвестирайте време в това – например в повече неформална комуникация по вътрешните канали, повече разговори с хората от екипа ви за това как се чувстват и какви са им притесненията. Това ще изгради среда на доверие, която ще трае и след отминаването на кризата, и ще помогне за по-голямата ефективност на екипите точно във времето, в което бизнесът ще трябва да се върне в обичайните темпове на работа.
Стъпка 6:
Приоритет номер 1 за комуникацията е прозрачността. Всички сме с повишена чувствителност и тревожност в тази нова ситуация и начина на говорене, честотата, тонът – всички тези елементи на комуникацията разкриват доколко лидерите „си вярват“ сами на себе си. Важно е решенията, които компанията взима, да са ясни и добре обосновани. Изразяването и прогнозите трябва да са реалистични – ако е невъзможно да дадете такива, по-добре се въздържайте от прогнозиране като цяло. Сега е най-важният период за изграждане и задържане на доверието у служителите.
Това не е изчерпателен списък, който изрежда всичко необходимо, за да има успешна комуникация от мениджмънта в една компания към всички отдели и служители. В зависимост от спецификата на бизнеса, има още много и по-конкретни стъпки, които могат да се предприемат по отношение на реакцията на лидерите към кризата с коронавируса. Но ако обмислите всяка от тези шест стъпки, и вложите време и внимание в тяхното следване, със сигурност ще сте една крачка напред в овладяването на голямото предизвикателство – подхода по време на непредвидени ситуации.
Вижте и нашето видео, което направихме за партньорите ни от Германия KKAG. В него е резюме на представените в статията стъпки.
Очаквайте и следващите ни материали на тема как по-лесно могат се справят компаниите с това ново предизвикателство, в което всички ние живеем и работим от месеци.
